Manuales

¿Que son los manuales?

Son una fuente para resolver dudas comunes, explicando paso a paso como realizar cierta tarea, de la forma más clara posible. Es el punto de partida hacia algo, pero recordando que es un medio, no un fin en sí mismo. 

Debe contar con:

• Una estructura: Introducción, desarrollo, conclusión

• Una idea central: Mantener el hilo sobre aquello de lo que se habla

• Un orden lógico: Mantener la coherencia y no saltarse pasos.

Pasos para elaborar un manual en el que se adapten las necesidades particulares:

1.- Definir el tema para acotar el alcance o profundidad del manual, en el fondo lo que vas a cubrir, para no extralimitarte o hacerlo demasiado breve.

 2.- Visualizar al lector objetivo al cual está dirigido el manual, para adaptar el lenguaje utilizado en el mismo y lo "técnico" de sus párrafos, a este lector o usuario.

3.- Define la estructura, en el fondo los temas a tratar, desde la introducción hasta los últimos consejos. 

4.- Definir el medio de difusión como en lass versiones impresas, en general se permiten párrafos más extensos y detallados que en las guías o manuales en línea, donde deberás ser más conciso y al grano, para evitar esos largos scrolls para bajar la pantalla.

4.- Toma manuales de temas similares, para tomar ideas y afinar la estructura, antes de comenzar.

5.- Redacta el manual, tomando en cuenta todo lo anterior, y luego pásalo a diferentes personas que se ajusten a tu público objetivo, a ver si entienden bien el contenido, y toma sus recomendaciones, para elaborar así una versión final.

Tipos de Manuales

• Organización: resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

• Departamental: legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple.

• Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.

• Procedimientos: determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.

• Técnicas: explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

• Bienvenida: introduce brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.

• Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.

• Múltiple: están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.

• Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.

• Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.

• Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización.

¿Porque utilizar manuales?

• Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizado. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas reglas.

• Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.

• Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo.

• Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene más impacto que en un memorando hecho hace tres años escondido en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compañía.

• Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores.

• Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden consultar ³el libro´ en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta.

• Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, ayudándose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuales se desarrollan específicamente como auxiliares de adiestramiento.

• Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar.

Referencias:

Universidad Autónoma del estado de Hidalgo. (2016). GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES. Recuperado de: https://www.uaeh.edu.mx/calidad/docs/calidad/guia_manual_procedimiento.pdf

Velazquez, B. (2016). Tipos de Manuales. Recuperado de: https://es.scribd.com/doc/52203301/TIPOS-DE-MANUALES

Villegas, E. (2016). Los pasos para elaborar un manual. Recuperado de: https://es.scribd.com/doc/52195037/Los-pasos-para-hacer-o-elaborar-un-manual